EasyAdministratie is weliswaar primair gericht op de beroepsbeoefenaar in de reguliere, additieve en alternatieve gezondheidszorg, maar natuurlijk kan het ook voor alle andere bedrijfstakken ingezet worden.
EasyAdministratie bevat 2 onderdelen:
Het programma voor de cliëntenadministratie, agenda, facturering en boekhouding.
Dit programma maakt ook standaard deel uit van het VIG abonnement. Onder VIG Standaard kan het programma gebruikt worden voor cliëntenadministratie (m.u.v. elektronische declaratie bij de zorgverzekeraar), plannen afspraken (agenda) en facturering. In verband met de facturering is natuurlijk ook het onderdeel 'artikelbestand' beschikbaar. Onder VIG Professional kunt u alle onderdelen gebruiken en is er dus geen enkel verschil tussen dit programma als onderdeel van VIG of als 'los' aangeschaft programma.
Voor registratie van contante verkopen. Er kunnen kassabonnen gemaakt worden (eventueel met een bonnenprinter) en aan het eind van de dag kunt u dan een totaalbon maken voor die dag. De totaalbon kan vervolgens worden doorgeboekt naar de boekhouding.
EasyAdministratie in detail
Algemeen
Kladblok en rekenblad, voor wat betreft werking en opbouw min of meer vergelijkbaar met MS Word en MS Excel.
Een memoblok om snel notities te maken en te bewaren.
Ontvangen van e-mail op één e-mailadres; de ontvangen mail kan gekoppeld worden aan de cliënt.
Een taakplanner, voor algemene taken die niet gebonden zijn aan de agenda. Indien er onverwerkte taken zijn, opent het programma automatisch met de taakplanner.
Een algemene adresklapper. De opgenomen adressen kunnen gebruikt worden als uw voor een cliënt brieven naar derden schrijft.
Voorts enkele onderdelen om een en ander in te stellen met betrekking tot de werking van het programma, de boekhouding en de layout van uw 'briefpapier'.
Cliënten
Agenda, min of meer vergelijkbaar met de agenda in MS Outlook; er is de mogelijkheid voor synchronisatie met Outlook of import/export van afspraken voor uitwisseling met agenda's welke bijvoorbeeld op internet gebruikt worden. Er kan gewerkt worden met meerdere agenda's.
De cliëntenkaart met ruimte voor algemene gegevens, notities (gerangschikt naar datum/tijd), afspraken (gekoppeld aan agenda), correspondentie (naar de cliënt zelf of naar derden namens de cliënt), afbeeldingen (met diverse opties voor het bewerken van afbeeldingen), recepten, behandelplan, en projecten voor derden. U kunt standaard vragenlijsten maken en de beantwoording opslaan bij de cliënt. Natuurlijk is er ook de mogelijkheid om standaardbrieven aan te maken en deze (gepersonaliseerd) te versturen via e-mail of post.
Vanuit de kaart kunt u vervolgens facturen of orders aanmaken. Facturen worden automatisch doorgeboekt naar de boekhouding, evenals een eventuele contante betaling (of betaling via pin). Bij de facturering kan ingesteld worden of het een factuur is voor een particulier, een bedrijf of een bedrijf in een ander EU-land. Bent u vrijgesteld van btw, en heeft u alles goed ingesteld, dan zal ook in zo'n situatie het programma een correcte factuur afdrukken.
Crediteuren
Ook de crediteurenkaart bevat genoeg ruimte voor algemene gegevens, notities, etc. Voorts kan bij elke crediteur een artikelenbestand aangemaakt worden dat ook gebruikt kan worden voor het direct plaatsen van orders/bestellingen via e-mail.
Producten
Het eigen artikelenbestand voor de producten en diensten die u levert aan derden. De artikelen zijn in te delen in groepen. U gebruikt dit artikelenbestand als u gaat factureren. Aangezien facturen meteen worden doorgeboekt naar de financiële administratie kunt u bij elk artikel aangeven op welke grootboekrekening de omzet moet worden geboekt (er is ook rekening gehouden met leveringen naar ondernemers in andere EU landen). Bij elk artikel kunt u ook productinformatie opnemen en afbeeldingen.
Voorraadbeheer. Facturering zorgt voor automatische afboeking op de aanwezige voorraad. Beginvoorraad, leveringen, verliezen e.d. dient u 'handmatig' via de betreffende optie in te boeken.
Boekhouding
Onderdelen voor de financiële administratie.
Binnen de administratie kunnen meerdere boekjaren aanwezig zijn en er kan eenvoudig tussen deze jaren gewisseld worden. Een boekjaar bevat vervolgens 14 periodes: periode 0 voor de beginbalans, periode 1 t/m 12 overeenkomend met de 12 maanden en periode 13 voor correcties.
Dagboeken: Kas, Bank (meerdere mogelijk), inkoopboek, verkoopboek, memoriaal. Maakt u de verkoopfacturen met het programma, dan hoeft u zelf het verkoopboek niet te gebruiken (dit gaat automatisch).
De boekingen kunt u terugvinden in het transactieoverzicht en indien nodig kunt u ze daar ook wijzigen. Betalingen van facturen kunt u terugvinden in het overzicht in- of verkoopfacturen (tevens de plek om de openstaande facturen in te zien).
Grootboek en mutatiekaarten (grootboekkaarten).
Diverse verslagen op basis van transacties en mutatiekaarten. Naarlijk is er ook de Balans / Verlies en Winst, Saldibalans, etc.
Elektronische btw-aangifte. Berekening van de aangifte en direct doorsturen naar belastingdienst.
Activa en afschrijving. Voor het bijhouden van de basisgegevens van uw inventaris. Een correcte invulling van de gegevens zorgt ervoor dat het programma automatisch de afschrijvingen kan bepalen en kan boeken aan het eind van het jaar.
Auditfile (versie 2, 3.1 en 3.2 (xml)) dat gebruikt kan worden voor controle door belastingdienst of voor het opmaken van de jaarstukken door de accountant.
Kilometerregistratie, het bijhouden van de kilometerregistratie van een of meerdere voertuigen.
Bankafschriften, voor het inlezen van de bankafschriften die u heeft opgehaald (download) bij uw bank. Eventueel kunt u zo'n afschrift meteen doorboeken naar de boekhouding. Natuurlijk dient u dan nog wel elke regel te verfijnen en aan te passen.
Elk administratief onderdeel kent wel een of meer opties om de gegevens overzichtelijk af te drukken. Bij al deze ingebouwde rapporten is een export-mogelijkheid aanwezig.
Personeel
Geen salarisadministratie, maar personeelsadministratie. Dit betekent dat u in dit onderdeel de stamgegevens van uw personeel kunt bijhouden. Voorts geschikt voor urenregistratie en planning.
Uitwisseling
Indien de boekhouder wil meewerken, kan hij/zij gebruik maken van het programma EasyAccount (is onderdeel van de licentie op VIG Professional en EasyAdministratie). De procedure is dan: gebruiker maakt een uitwisselingsbestand aan en stuurt dit naar de boekhouder. Deze gebruikt EasyAccount voor het wijzigen van bestaande boekingen en het invoeren van correcties of aanvullende boekingen. Vervolgens stuurt de boekhouder het uitwisselingsbestand retour. De gebruiker leest de correcties en aanvullingen in.
Webshop
Wij houden ons niet bezig met het bouwen van webshops, maar er is wel de mogelijkheid ingebouwd in het programma om orders vanuit een webshop in te lezen. De bouwer van de webshop dient er dan wel voor te zorgen dat het bestand voldoet aan de specificaties van het gewenste xml bestand.
Extra
Er zijn ook enkele opties aanwezig die van pas kunnen komen, zoals het bijhouden van gebruikersnamen en wachtwoorden, licentiegegevens, gegevens van het eigen netwerk of van de hosting van de website, etc. Ook kunnen koppelingen naar bestanden op de harde schijf opgenomen worden in de administratie, en is er een optie voor het in- en uitpakken van bestanden. Natuurlijk mag een optie voor het maken en terugzetten van een back-up niet ontbreken.
Help
Toegang tot de handleiding en onze website.
De mogelijkheid om ons een e-mail te sturen met uw vragen
Hulp op afstand. Met behulp van TeamViewer kan verbinding worden gemaakt met uw computer zodat wij u 'op afstand' kunnen helpen bij het oplossen van een probleem.
Ophalen/installatie van een (tussentijdse) update van het programma.
Installatie van een volledige (nieuwe) versie van EasyAdministratie of VIG (afhankelijk van de licentie die de gebruiker heeft).
Leidraad
Informatie over boekhouding, theorie en praktijkvoorbeelden.
Natuurlijk kunt u altijd de handleiding bekijken voor nog meer informatie.