FAQ Veelgestelde vragen

Hiervoor staan u een aantal instrumenten tot beschikking:

A. Selectie van firma's of soorten middelen.
Kies vanuit het venster 'Zoeken in het vademecum' of 'Firma's en producten' het menu 'Selectie' en vervolgens het onderdeel 'selectie van firma's' of 'selectie van soorten middelen'. In de vensters die zo opgeroepen worden kunt u de gewenste firma's en soorten middelen kiezen welke voor u van belang zijn als u gaat zoeken in het vademecum. Tevens kunt u de volgorde van firma's aangeven waarin de resultaten moeten verschijnen.

B. Verwijderen van niet gewenste firma's (of subcategorieën).
Start vanuit menu Extra 'VigExtra - Onderhoud'. In VIG-Extra kiest u het menu 'Onderhoud' > Vademecum. Kies de gewenste knop om eventueel categorieën verwijderen en later terug te zetten.

Uw eigen informatie kunt u opnemen in de 'Eigen teksten' optie van VIGEigen. Kies het menu 'Eigen database' en vervolgens het onderdeel 'Eigen teksten'.
U kunt hier 'Boeken' aanmaken en in elk 'Boek' kunt u hoofdstukken opnemen met uw informatie. Via het menu 'Zoeken' kunt u vervolgens binnen een boek naar iets zoeken.
Voor het opslaan van adresinformatie kiest u 'Adresklappers' in het menu 'Eigen database' (gaat het om cliëntinformatie, dan kunt u beter werken met de cliëntenkaart in VIGNet Administratie).
Korte memo's of teksten die u snel wilt kunnen oproepen om mee te geven kunt u daarnaast ook opslaan in de memoblok (eveneens deel van het menu 'Eigen database'. De memo's worden gerangschikt naar code en titel. Ook in de memoblok kunt u zoeken..

Ja, het programma EasyAdministratie maakt standaard deel uit van het VIG-pakket. Heeft u een abonnement op VIG Standaard, dan kunt u dit programma gebruiken voor cliëntenadministratie, het maken van afspraken en het maken van facturen. Heeft u een abonnement op VIG Professional, dan kunt u er de gehele administratie, dus ook de financiële (boekhouding) in bijhouden. Zie verder bij EasyAdministratie voor een overzicht van de mogelijkheden.

U kunt de basislayout van facturen en recepten geheel naar wens aanpassen. Het gaat daarbij om de 'kop', het gedeelte waar het adres van de cliët komt, en de voet. Het middendeel van factuur of recept wordt opgebouwd door het programma. Op deze manier is gegarandeerd dat het resultaat voldoet aan de wettelijke eisen of aan de wensen van de 'ontvanger'.

Elk programma bevat in menu Help een optie om te controleren of er een update van het betreffende programma beschikbaar is. Zo ja, dan wordt de betreffende update automatisch opgehaald.
Het gaat hier om een zogenaamde tussentijdse update van het programma. Drie keeer per jaar (april, augustus, december) wordt er ook een compleet installatiebestand klaar gezet waarbij programma en overige onderdelen vernieuwd worden. Deze complete installatie kan geregeld worden via menu Help > Optie 0, 'Installatie volledige versie'

Daarnaast wordt wekelijks op maandag een update klaar gezet van de prijslijsten van Holland Pharma (Varuvo) en Unipharma. Deze updates kunnen worden opgehaald met VIG-Prijslijsten (menu Help) of VIGExtra (menu Updates. Bij de eerste twee kunt u de betreffende optie vinden in menu Help, en bij VIGExtra in menu Updates.
Tweewekelijks wordt een update klaar gezet van het vademecum en de overige prijslijsten. Deze update kan opgehaald worden met VIG-Vademecum (menu Help), VIG-Prijslijsten (menu Help) of VIGExtra (menu Onderhoud).

Na keuze van de gewenste optie wordt eerst enige informatie getoond. Op basis van die informatie kunt u dan besluiten of u de betreffende update wilt ophalen en installeren.

Zijn er problemen met VIG of een van de andere programma's, controleer dan of er een update beschikbaar is, of neem contact met ons op. Na uitlevering van een nieuwe versie kunnen er altijd foutjes gevonden worden die meteen door ons worden opgelost. In dat geval wordt een dag of veertien na de verzending van de update een aangepaste versie van het programma op onze site geplaatst op een gedeelte dat alleen vanuit het programma te benaderen is.

Tussentijdse updates van het programma: menu Help - optie 7 'Controleer of er een update beschikbaar is'
Meest recente versie voor complete installatie: menu Help - optie 0 'Installatie volledige versie'

Is een eerste installatie nodig, of wordt nog een oude versie gebruikt zonder optie 0, dan dient u zelf het installatiebestand te downloaden van een beveiligd deel van onze website. Stuur in dat geval een e-mail naar info@easybrothers.nl met het verzoek om (tijdelijke) inloggegevens te ontvangen.

Tip: schakel voor het installeren een antivirusprogramma tijdelijk uit. Deze kunnen soms de installatie verstoren.

Optie 0 - Installatie volledige versie.
Er zijn nog nooit 'eigen' gegevens verloren gegaan tijdens een installatie, maar het is altijd verstandig om toch eerst een back-up te maken (menu Extra - Back-up maken).
Na het kiezen van optie 0 in menu Help verschijnt een nieuw venster met enkele knoppen:
Klik op 'Controleer recht op nieuwe versie'. Heeft u het recht op de nieuwe versie, dan is de volgende knop beschikbaar.
Klik op 'Installatiebestand ophalen' (accepteer bij voorkeur de voorgestelde locatie bij 'opslaan ....').
Is het ophalen geslaagd, dan komt de knop 'Installeren' beschikbaar. Klik op deze knop voor het uitvoeren van de installatie.

Is er sprake van het installeren van VIG, start dan na installatie eerst VIG-Vademecum. Dit werkt de installatie correct af.

Drie maal per jaar ontvangt elke opgenomen firma van ons een mail of fax met de mededeling dat we gaan werken aan de update. Sommige firma's verzorgen een groot gedeelte van dit werk zelf via een door ons geleverd onderhoudsprogramma. Voor de updates hebben de firma's vervolgens ongeveer 4 weken de tijd om materiaal aan te leveren. Vanwege de actualiteit van prijzen is een uitzondering gemaakt voor de groothandels; zij kunnen de prijslijst enkele dagen voor het gereedkomen van de update aanleveren.
Is alle informatie verwerkt en de dvd door ons nog eens getest, dan wordt de zogenaamde master naar de fabriek gestuurd voor persing. Dit proces duurt ongeveer 10 werkdagen. Zodra de dvd's bij ons terug zijn worden ze meteen doorgestuurd naar de abonnees.

Op deze manier kunnen we ervoor zorgen dat de update zo actueel mogelijk is.
Toch kan het voorkomen dat informatie in VIG achterhaald is. Als u dergelijke informatie tegenkomt, neem dan contact met ons op, maar ook met een vertegenwoordiger van de betreffende firma. Wij geven ze alle kans en verlenen alle medewerking om actuele informatie te verwerken, maar als we niets ontvangen kunnen we natuurlijk ook niets opnemen.

Extra informatie is te vinden in de syllabus jaarafsluiting welke voorheen gebruikt werd tijdens de workshop jaarafsluiting.
Voorts kun u informatie vinden in de Leidraad (menu Leidraad > 3. Speciale onderwerpen > hoofdstuk jaarafsluiting).

Enkele aanwijzingen:

Stap 1 Nieuw boekjaar openen

U kunt via menu Algemeen > 'Snel standaard boekjaar wijzigen' altijd controleren of het boekjaar 2020 al is aangemaakt. Zo ja, dan hoef u natuurlijk stap 1 niet meer uit te voeren.

Een tijdlang zal gewerkt worden in zowel 2019 als 2020. Zodra zich de eerste boekingen aandienen voor 2020, beginnen we met het openen van een nieuw boekjaar: Menu Boekhouding > K. Boekjaar (of periode) afsluiten (er wordt een nieuw venster geopend) >> knop 2. Nieuw boekjaar openen.
Na deze keuze wordt 2020 aangemaakt met een complete beginbalans. Tevens wordt 2020 ingesteld als standaard boekjaar. Is later 2019 volledig afgewerkt en verwachten we hooguit nog enkele correcties, dan kunnen we kiezen voor de voorlopige afsluiting van 2019, of als we echt niets meer hoeven te doen voor de definitieve afsluiting. In beide gevallen stellen we eerst 2019 in als standaard boekjaar en vervolgens weer 'Menu Boekhouding > K. Boekjaar (of periode) afsluiten' > keuze voor voorlopige of definitieve afsluiting. Bij de voorlopige afsluiting worden de periodes 1-12 gemarkeerd als verwerkt. Correcties kunnen ingevoerd worden in periode 13. De definitieve afsluiting werkt hetzelfde, alleen worden nu ook de periodes 0 en 13 gemarkeerd als verwerkt.


2. Het wijzigen van het standaard boekjaar
Boven in de titelbalk van het programma is steeds te zien welk jaar is ingesteld als standaard boekjaar. Willen we een ander jaar, dan menu Algemeen > 6. Snel standaard boekjaar wijzigen > het gewenst jaar selecteren in de lijst.


3. De btw-aangifte

Deze maakt u op de gebruikelijke wijze via menu Boekhouding > optie 9 BTW-aangifte.
Als u altijd kiest voor het opslaan van de btw-aangifte, denk er dan aan dat tijdens het opslaan de betreffende periodes gemarkeerd worden als verwerkt. Doe dan ook pas de aangifte als alle andere werkzaamheden gedaan zijn in het oude jaar (laatste bankafschrift, correcties ivm privé en zakelijk, etc.). Door deze methode te volgen is de kans klein dat later nog een zogenaamde suppletie aangifte nodig is (in feite een correctie op de ingediende btw-aangiftes van een jaar).
Bij het maken van de laatste btw-aangifte (of enige als u eens per jaar aangifte doet), kan het programma tevens bepalen of er recht is op de KOR (Kleine Ondernemers Regeling).
LET OP: 2019 is het laatste jaar van de oude KOR regeling!
Slaat u de aangifte op, dan zal het programma automatisch de bijbehorende btw-boeking in het memoriaal maken.
Slaat u de aangifte NIET op, dan moet u zelf - op basis van de aangifte - de btw-boeking maken in het memoriaal. Bij deze boeking wordt er voor gezorgd dat de grootboekrekeningen 'te vorderen btw' en 'af te dragen btw' op 0 uitkomen. Het saldo komt vervolgens terecht op de rekening 'Aangifte btw'. Valt het gehele bedrag onder de KOR dan wordt het bedrag van 'Aangifte btw' (balansrekening) weggeboekt naar de rekening KOR (winst- en verliesrekening).
Wilt u in het nieuwe jaar beginnen met een 'lege' rekening 'Aangifte btw', boek dan het bedrag van 'Aangifte btw' weg naar de grootboekrekening 'btw voorgaande jaren'.
Het 'wegboeken' kan middels een simpele boeking in het memoriaal. Kijk eerst via 'menu Boekhouding > F. Balans..... > 1. Balans / Verlies en Winst' welk bedrag staat op de grootboekrekening 'Aangifte btw' en of dat debet of credit staat.
Noem de basisomschrijving bijvoorbeeld 'btw afsluiting 2019'. In de eerste regel in de boeking kiest u als grootboekrekening 'aangfite btw'. Plaats het bedrag debet als het op de balans credit staat. Staat het bedrag in de creditkolom, maar tussen haakjes, plaats het dan in de creditkolom.
In de 2e regel kiest u voor de grootboekrekening 'btw voorgaande jaren' en hier plaatst u het bedrag in de 'vrije' kolom (dus credit als op de 1e regel debet gebruikt is en v.v.).
Maakt u de gehele btw-boeking zelf en valt het bedrag geheel of gedeeltelijk onder de KOR, dan ziet de memoriaalboeking er iets anders uit. De 1e regel blijft hetzelfde, maar op de 2e regel kiest u nu voor de grootboekrekening KOR - Kleine Ondernemers Regeling. Plaats het bedrag dat van toepassing is in de debetkolom. Is er nog een restbedrag, dan maakt u een 3e regel en kiest hier als grootboekrekening 'btw voorgaande jaren'. Het restbedrag komt dan eveneens in de creditkolom.
Op de balans staan bedragen incl. centen, maar bij de aangifte is altijd sprake van afronding. Om ervoor te zorgen dat het bedrag exact overeenkomt met de aangifte, kunt u op de grootboekrekening 'btw voorgaande jaren' het bedrag van de aangifte invullen. Het restant (aantal centen) boekt u dan op een volgende regel op de grootboekrekening 'Kasverschillen / Afrondingen e.d.'.

Mocht er sprake zijn van btw vrijstelling voor behandelingen, lees dan eens het hoofdstuk 'Tips - BTW plichting en/of vrijgesteld'.


4. De bank

Het eerste afschrift in 2020 zal vermoedelijk nog bedragen bevatten die thuishoren in 2019. Dit afschrift dient u dus te splitsen in 2 afschriften, één voor 2019, één voor 2020. Op het afschrift staat vermoedelijk het eindsaldo op 31-12-2019, en dat saldo gebruikt u in de laatste bankboeking van 2019. Dit saldo zal dan automatisch komen op de eindbalans van 2019, en dus op de beginbalans van 2020.
Met uitzondering van het splitsen, is de verdere boeking van het afschrift identiek aan een normale bankboeking.

 

5. Afschrijvingen

Werkt u met het onderdeel 'menu boekhouding > O. Activa en afschrijvingen', dan kunt u via dat onderdeel het programma de boeking van de afshrijvingen laten verzorgen. Heeft u een boekhouder, dan zal die de afschrijvingen bepalen en aan u doorgeven.
Wordt één balansrekening gebruikt voor de waarde van de inventaris e.d., dan zorgt deze boeking ervoor dat de betreffende waarde afneemt met het bedrag aan afschrijvingen, terwijl het bedrag aan afschrijvingen vervolgens geboekt wordt op een verlies- en winstrekening ('Afschrijving ...'). Ook dit is een eenvoudige memoriaalboeking.
LET OP: de knop voor het boeken van de afschrijvingen slechts één keer gebruiken voor een bepaald jaar.
Zie voor voorbeelden de 'speciale onderwerpen' in de leidraad.

 

6. Voorraad

Vergelijkbaar met het vorige onderwerp. Na telling van de actuele voorraad moet een memoriaalboeking gemaakt worden om de voorraadpositie op de balans te corrigeren. De tegenrekeningen zijn de inkooprekeningen.
Zie voor voorbeelden de 'speciale onderwerpen' in de leidraad.

 

7. Privé en Zakelijk

Door het jaar kunnen er posten geweest zijn die u privé betaald hebt, maar waarvan een gedeelte zakelijk is gebruikt, of andersom, bijvoorbeeld energie, telefoon, etc. Via het memoriaal kunt u ervoor zorgen dat een en ander correct terecht komt in de boekhouding.
Is er sprake van btw, dan mag het gedeelte van de btw dat zakelijk gebruikt is in de btw-boekhouding komen, maar de btw over het privé-gedeelte niet. Bij energie en telefoon kiest u zelf voor een bepaalde realistische verdeling van de bedragen.
Zie voor voorbeelden de 'speciale onderwerpen' in de leidraad.


8. Nog te betalen kosten, Vooruitbetaalde kosten

In 2019 moet u mogelijk nog iets betalen dat betrekking heeft op 2020, of u verwacht nog een factuur in 2020 die betrekking heeft op 2019. In principe dient u dit te verwerken in uw boekhouding.
- Nog te betalen kosten: U maakt een memoriaalboeking waarbij u in de 1e regel kiest voor de grootboekrekening uit het Verlies- en Winstgedeelte die samenhangt met de betreffende post, en als omschrijving kiest u een voor u zelf duidelijke tekst. Het bedrag plaatst u in de debet kolom. In de 2e regel kiest u als grootboekrekening 'Nog te betalen kosten' en u plaatst nu het bedrag in de creditkolom. In beide regels gaat het om het bedrag excl. btw.
- Vooruitbetaalde kosten: een soortgelijke boeking, alleen komt het bedrag in de 1e regel nu credit en in de 2e debet (de rekening 'Vooruitbetaalde kosten'). Ook nu weer excl. btw.

 

9. Afsluitende boekingen

Als alles geboekt is, dan maakt u een Balans en Verlies- en Winstrekening (menu Boekhouding optie F). Op pagina 2 ziet u een aantal privé rekeningen. Noteer de bedragen en in welke kolom ze staan. Vervolgens kiest u menu boekhouding > Memoriaal. Als omschrijving kiest u bijvoorbeeld 'Priverekeningen 2019'. Regel voor regel kiest u nu de privé-rekeningen van de balans en u vult de bedragen in in de tegenovergestelde kolom. Op deze manier zet u dus de betreffende rekeningen als het ware op 0. Aan het eind houdt u een bedrag over, het saldo, en dat plaatst u op de rekening 'Eigen Vermogen' (NIET 'Eigen vermogen (tijdelijk)').
Op de balans ziet u tevens de winst of het verlies over 2019, en dat verwerkt u in de laatste boeking van 2019, ook weer via het memoriaal. Als omschrijving gebruikt u 'Bedrijfsresultaat 2019'. In de 1e regel kiest u voor de grootboekrekening 'Winst/Verlies lopend jaar' en het bedrag plaatst u in de debet kolom als er sprake is van winst. In de 2e regel kiest u 'Eigen Vermogen' en nu plaatst u het bedrag in de creditkolom.

Als we na deze boekingen de eindbalans van 2019 bekijken, dan hebben we een compleet overzicht van de financiële administratie in 2019.

Mochten er nog vragen zijn over dit onderwerp, stuur dan gerust een mailtje naar info@easybrothers.nl.